سياسة تقديم المصروفات تحدّد الحقول الإلزامية التي يجب على الموظفين تعبئتها قبل إرسال المصروف أو الطلب داخل تطبيق ساي فاي.
يساعد ذلك على ضمان:
• ✅ الاتساق بين الفرق
• ✅ الالتزام بسياسات الشركة
• ✅ جاهزية السجلات للتدقيق والمراجعة
يمكن لمديري النظام والمالية تخصيص السياسة بما يوازن بين التحكم والمرونة حسب احتياجات المؤسسة.
١) الذهاب إلى سياسات الموافقة
• الإعدادات ← سياسات الموافقة
• اضغط إنشاء سياسة
٢) تحديد نطاق التطبيق
اختر ما إذا كانت السياسة تُطبق على:
• مجموعة معيّنة (قسم، فريق، مشروع)
• جميع مستخدمي حساب ساي فاي (الإعداد الافتراضي)
٣) تحديد الحقول الإلزامية
يمكن جعل الحقول التالية اختيارية أو إلزامية:
• 📷 الإيصالات — إثبات الدفع (فاتورة، صورة إيصال، إيصال إلكتروني)
• 📝 الملاحظات — توضيح الغرض من المصروف أو التبرير
• 📊 بنود المصروف — تفاصيل العناصر والكميات والأسعار (للمحاسبة والتدقيق)
أمثلة شائعة:
• إلزامية الإيصالات في التعويضات والمراجعات بعد العملية
• إلزامية الملاحظات عند طلب حدود البطاقات أو حدود المجموعات
• إبقاء الإيصالات اختيارية في التحويلات بين الحسابات إن لم تكن مطلوبة
٤) تحديد قواعد السياسة
• هل يتطلّب الطلب مراجعة/موافقة؟ أم يُقبل تلقائيًا؟
• إضافة قواعد مشروطة (مثال: العمليات ذات القيمة العالية تتطلّب موافقة دائمًا)
٥) تحديد المدة الزمنية لتقديم الإيصالات/الملاحظات (اختياري)
يمكن تحديد مدة زمنية للموظفين لاستكمال المتطلبات.
في حال انتهاء المهلة دون التزام:
→ يمكن إيقاف البطاقة مؤقتًا حتى يتم رفع الإيصال المطلوب.
اختر هل تبدأ المهلة من:
• 📅 تاريخ العملية (عند استخدام البطاقة)، أو
• 📑 تاريخ التسوية (عند تسجيل العملية في النظام)
٦) إتمام إنشاء السياسة
• اضغط إنشاء سياسة
• ستُطبّق السياسة على جميع المصروفات والطلبات المستقبلية مباشرة
• التزام صارم
→ إلزام الإيصالات لكل بطاقات الشركة والتعويضات
• تحكّم مرن
→ ملاحظات إلزامية لطلبات تغيير حدود البطاقة
→ الإيصالات اختيارية في التحويلات الداخلية
• جاهزية للتدقيق
→ إلزام بنود المصروف للعمليات الكبيرة أو المتكررة مع المورّدين
• ✅ التواصل مع الموظفين قبل تفعيل السياسة
• ✅ البدء بمرونة ثم تشديد القواعد تدريجيًا
• ✅ دمج السياسة مع إقفال البطاقة عند الإيصال المفقود لضبط الالتزام
• ✅ إلزام بنود المصروف للمورّدين الدائمين أو المبالغ الكبيرة
📌 نصيحة للموظفين:
ارفع الإيصالات والملاحظات مباشرة بعد العملية — يوفّر الوقت ويحمي بطاقتك من الإيقاف.